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  • Daniel Arteaga

ELABORAR UN PRESUPUESTO FINANCIERO PARA MITIGAR LA RECESIÓN


Para muchas empresas seguir trabajando sin un rumbo específico, en una economía que presenta números negativos, puede ser el detonante para graves problemas financieros futuros. En muchos casos el tener un buen equipo laboral y gerencial, no es suficiente para que la empresa sobrepase los problemas económicos que atraviesa el país, pues toda esta fuerza laboral sin una guía adecuada puede resultar en una batalla interna, donde cada uno jala hacia el lado que considera el correcto.


Un presupuesto financiero correctamente elaborado y con la adecuada socialización, será la herramienta más eficaz para que cada esfuerzo realizado, dentro de la empresa, confluya en una misma dirección, logrando así una máquina imparable frente a cualquier adversidad. A continuación, enumeramos los principales elementos que se deben considerar para la elaboración de un presupuesto financiero adecuado y tener éxito en la aplicación del mismo.

  1. Considerar todo, no solo los gastos: Es muy común encontrar que varias empresas si cuentan con presupuestos, pero al estar desvinculado de los objetivos generales de la empresa, este presupuesto resulta ineficiente. Es necesario entender cuáles serán las consecuencias de generar un presupuesto y cómo debería estar vinculado a las otras variables. Por ejemplo, consideremos una empresa que prevé una reducción de sus ventas, entonces el presupuesto de gastos deberá mantener la misma relación de ventas/gastos de años pasados para no generar pérdidas; de esta manera al vincular los gastos con ventas siempre tendremos control sobre la utilidad esperada; esto también permite que el presupuesto sea dinámico de tal manera que si la reducción de ventas, por efectos del mercado, es mayor a la esperada, entonces la empresa puede ajustar el presupuesto durante el ejercicio y alcanzar el objetivo planteado.

  2. Plantearse objetivos reales: Es bueno tener sueños, pero estos se harán realidad solo si se estructuran bajo una planificación real. A muchos empresarios les gustaría reducir sus gastos a la mitad, pero ¿Qué tan real es planificar una reducción de esta magnitud sin afectar el funcionamiento de la empresa? En este ejemplo, salvo que los gastos sean el doble de los realmente necesarios, podríamos reducirlos a la mitad, por ello es necesario primero identificar la reducción factible, posteriormente comprobar que esta reducción vaya de acuerdo a los otros objetivos planteados por la empresa y finalmente establecer las metas a ser cumplidas. Adicionalmente, al realizar una planificación coherente, es factible que tanto el equipo gerencial como para la fuerza laboral se adapte a las nuevas condiciones.

  3. Estudiar la historia de la empresa: Al elaborar un presupuesto siempre revisar la historia, esta le permite identificar aquellos gastos que son eventuales o que no se realizan anualmente y que podrían cambiar toda la proyección estimada. Inclusive, el estudio de la historia, permite cuantificar los gastos extraordinarios que siempre son dejados de lado, pero al final del año son significativos. Estudiando la historia podemos realizar un presupuesto ajustado a la realidad y evitarnos sorpresas de último momento.

  4. Vincular al modelo financiero: Incluir el presupuesto al modelo financiero permite visualizar el efecto real que tendrá sobre la situación financiera de la empresa al final del año. Siempre la mejor herramienta para toma de decisiones es un modelo financiero pues tiene vinculado todas las variables de la empresa y permite tener una visión global del futuro de la misma. De igual manera al incluir en el modelo financiero el presupuesto de gastos estaríamos comprobando si este va de acuerdo a los objetivos globales planteados por la empresa.

  5. Socialización: Una vez elaborado el presupuesto, es necesario socializarlo con las áreas involucradas en el control y seguimiento del mismo, este elemento es importante pues permite que todo el personal actúe de acuerdo a un objetivo global. También es posible incluir incentivos para que se cumpla el presupuesto, para obtener los resultados esperados y que no resulte un disgusto para los empleados.

  6. Seguimiento: Posiblemente el elemento más importante de la estructuración de un presupuesto, no sea su creación, sino dar seguimiento al mismo. Escribir sobre una piedra todo lo que deseamos alcanzar no sirve de nada, si no se pone en acción el plan a seguir. La mejor manera para dar al seguimiento de un presupuesto de gastos es a través de la actualización de sistema de control de gastos. Este sistema diseñado por AAA es una herramienta que incluye alertas de semáforo, los cuales advierten a los tomadores de decisiones de la evolución de su gasto. Puede intuirse a través del sistema de semáforos como está evolucionando la empresa, así una alerta verde significa que la cuenta analizada se encuentra dentro del monto asignado, una alerta amarilla significa que nos encontramos un poco pasados del gasto estimado y que con una ligera corrección podemos volver a la dirección correcta, y por último una cuenta con señal roja simboliza que existe un problema importante y es necesario realizar correcciones inmediatas.

  7. Evaluar resultados: Finalmente, siempre es necesario realizar una evaluación de los logros alcanzados o problemas identificados durante el seguimiento del presupuesto, esta autoevaluación permite a las gerencias garantizar cada año mejores resultados.

En nuestra experiencia como asesores estratégicos de varias compañías, hemos podido evidenciar que la aplicación de estos mecanismos de control transforma radicalmente a las empresas en el corto plazo. Actualmente, son varios los negocios que han sufrido el impacto por la reducción de ingresos petroleros al país; no obstante, al elaborar con un presupuesto que permita fluctuar los gastos de acuerdo a la tendencia del mercado, es posible mitigar las contracciones de la demanda y optimizar el uso de recursos financieros.


Es importante entender que, solo aquellas empresas que se anticipen a los problemas del mercado y apliquen mecanismos de control, tendrán una ventaja significativa una vez que el mercado se recupere, pues su competencia seguramente seguirá lidiando con problemas financieros, incluso durante algunos años, por no haber tomado las precauciones necesarias.


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