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  • Daniel Arteaga

REDUCCIÓN DE GASTOS ESTRUCTURADA



Desde una óptica objetiva, la reducción de gastos en empresas comerciales y de servicios es un proceso de sentido común, donde sus administradores saben mejor que cualquier consultor donde reducir los mismos. Es de esta manera que, cuando las empresas empiezan a experimentar problemas, especialmente de liquidez, comienzan a reducir sus gastos de manera casi automática; así como ocurre en la vida diaria de los hogares, cuando los ingresos se reducen, las familias generalmente encuentran la manera de optimizar sus gastos. Para empresas industriales, el proceso es diferente y existen compañías expertas en determinar ahorros en base a la optimización de uso de maquinaria, consumos de energía, optimización de procesos, entre otros; caso que queda fuera del alcance de este artículo.


Para la gran mayoría de empresas consultoras, la reducción de gastos se convierte en un servicio “commoditie” donde la búsqueda de gastos “excesivos” se reduce a un proceso de identificar cuenta por cuenta los saldos que todavía se puedan reducir; debido a que, las empresas por iniciativa propia normalmente ya empezaron algún tipo de reducción y ya cortaron de alguna manera sus gastos. Bajo esta metodología no es posible determinar si la reducción cumplió con las expectativas de la empresa, si el monto reducido fue mucho o poco, si la reducción se alineo con los objetivos de la empresa, y lo más importante, si la reducción solucionó los problemas que llevaron a la empresa a iniciar este proceso.


Un proceso de reducción de gastos estructurada debe ser en realidad, la consecuencia de un análisis global de la empresa, donde la viabilidad, el monto y el plazo de reducción de los gastos, se conoce antes de aplicar cualquier política para su reducción y no al revés, como se explicó anteriormente. A continuación, detallaremos paso a paso, el proceso para la elaboración de una reducción de gastos estructurada.


Paso 1: Diagnosticar

Antes de realizar cualquier reducción, que podría ser innecesaria, primero se debe analizar ¿Por qué se desea realizar una reducción de gastos? En la gran mayoría de ocasiones la respuesta es debido a que la empresa está atravesando problemas de liquidez, factor que no permite el normal funcionamiento de la empresa y peor que los socios puedan retirar sus ganancias (cuando existen) como dividendos. El problema de falta de liquidez, puede ser originado por múltiples razones y al no contar con un análisis previo, comúnmente se asume cómo cierto que el problema radica en el gasto, y empieza un trabajo de fiscalizar rubro por rubro los mismos, sin evaluar si el gasto es en realidad la fuente del problema y sin conocer cuál será el efecto que esa reducción tendrá en el tiempo.

Como lo hemos comentado en publicaciones anteriores, para este tipo de análisis, el primer paso es la estructuración de un modelo financiero que permita diagnosticar la situación real de la compañía. A través de la evaluación financiera del negocio se puede identificar si efectivamente el gasto es el problema o es uno de los tantos problemas en los que podría estar sumergida una compañía. En algunos casos la evaluación puede arrojar resultados que la administración no se esperaba, por ejemplo, puede darse que la empresa posee un GAP financiero negativo, es decir la diferencia entre movimientos de activos y pasivos corrientes genera un problema de liquidez a la compañía; entonces, el problema radica en la gestión de cobranza e inventario y en la negociación de crédito con proveedores y no necesariamente el gasto pudo haber sido el problema principal. En casos como éste, una reducción de gastos “per se” no solucionaría el problema, y podría complicar más la situación de la compañía.

Posteriormente producto del diagnóstico se podrá determinar cuál es la mejor alternativa que tiene la empresa para el futuro, y esto podría incluir, la optimización de sus inventarios, CxC, CxP, una reducción de gastos, vender una parte o la totalidad del negocio, etc. Es decir, conocer si la compañía se encuentra en el camino correcto y tomar las acciones que sean pertinentes en caso que no.


Paso 2: Definición de objetivos y factibilidad de la reducción

Los objetivos de compañías que se encuentran en problemas, normalmente se reducen a solucionar el problema de liquidez y el método para hacerlo es el comentado en los párrafos anteriores. Sin embargo, la única vía para conocer el monto exacto a reducir, así como su viabilidad es por intermedio de un modelo financiero, una vez que se introducen los objetivos de mediano y largo plazo que tenga la empresa, de manera de trazar el plan que permitirá a la misma solucionar sus problemas de manera estructural y que los mismos no se vuelvan a repetir.

En casos de empresas con mano de obra intensiva, el proceso de reducción puede ser muy complicado de llevarlo a cabo, ya que el mismo involucraría directamente la reducción del personal, en estos casos, el diagnóstico es vital para trazar la mejor vía de solución de los problemas, los mismos que pueden incluir varias estrategias financieras y no necesariamente la reducción de gastos.

Los objetivos deben estar relacionados con mantener a la compañía en una situación financiera saludable en el tiempo y estos pueden ser de diversa índole, desde los relacionados con conocer cuál es el monto de deuda óptimo, es decir, puede ser que la compañía se encuentre sobre endeudada y el objetivo de sus socios sea reducir la deuda hasta un punto que le permita aparte de pagar sus deudas, generar dinero para la empresa y sus socios. Por otra parte, es común encontrar empresas que generan utilidades, sin embargo, sus socios no pueden cobrar ni un solo dólar como dividendos y todos los años sus patrimonios se siguen incrementando debido a que la falta de liquidez exige que todo dólar generado sea reinvertido. Precisamente, este caso puede ser otro objetivo, es decir, que los socios puedan cobrar por ejemplo el 50% de las utilidades como dividendos.


Paso 3: Montos y plazos

En el modelo financiero se deben incorporar todos los objetivos que hayan sido definidos por la empresa y así determinar el plan financiero que permitirá a la misma cumplir con los mismos. Parte del plan puede incluir una reducción de gastos, los mismos que al estar perfectamente alineados con los objetivos de la empresa nos darán como resultado el monto y el plazo en el que se lo podrá hacer, de manera de garantizar el éxito del proceso.


Paso 4: Seguimiento y evaluación

Sin importar que tan bien esté estructurada la reducción de los gastos, sin el debido seguimiento y continua evaluación del proceso, la planificación quedará plasmada en un papel y será archivada, sin generar ningún cambio. La gran ventaja de contratar servicios profesionales como los ofrecidos por AAA es que el mismo modelo financiero puede ser utilizado para aplicar mecanismos de control, seguimiento y ajuste, de tal manera que se podrá obtener una evaluación mensual del estado de la reducción previamente determinada y corregirla en caso de ser necesaria, de manera de garantizar el éxito del proceso emprendido.

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